Der Ablauf im Inkasso

Wichtigste Voraussetzung

Die Forderung sollte nicht bestritten sein.

Bestreitet Ihr Schuldner die Forderung, sollten Sie zunächst prüfen ob dies berechtigt sein könnte.

Nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Kunden auf – häufig kann das Bestreiten des Schuldners mit einfachsten Mitteln widerlegt werden. Einige Schuldner versuchen so auch auf Zeit zu spielen.

Erste Bemühungen

Nachdem Sie die Leistung erbracht haben, folgen in der Regel interne Bemühungen die Forderung zu realisieren.

Merke: durch eine Zahlungserinnerung haben Sie den Schuldner über den Verzug in Kenntnis gesetzt. Mehrfache Erinnerungen sind reine Kulanz Ihrerseits dem Kunden gegenüber.

Ist im Vertrag bereits ein Zahlungszeitpunkt klar definiert, ist der Kunde bereits mit Ablauf dieser Frist in Verzug – gesetzlich sind Sie demnach nicht zu einer weiteren Erinnerung verpflichtet.

Welche Daten sind für einen Dienstleister wichtig?

Für Ihren Dienstleister sind die möglichst vollständigen Daten Ihres Schuldners relevant:

• vollständiger Name oder Firmenbezeichnung
• Anschrift (ggf. auch abweichende Liefer- oder Rechnungsanschriften)
• Email-Adresse und Rufnummer (optional)
• Kundennummer
• Rechnungsnummer
• Belegdatum
• Bankverbindung (wenn bekannt)
• Geburtsdatum (bei B2C Schuldnern – optional)
• Rechnungsbetrag (sollten vorab Teil- oder Ratenzahlungen geleistet worden sein oder Stornos, Gutschriften usw. erstellt – sind das ebenfalls wichtige Angaben)

Hier gilt: je mehr Angaben Sie haben, desto erfolgreicher und schneller auch die Realisierung.

Je älter desto besser?

Das gilt nicht für Ihre Forderungen. Je älter eine Forderung ist, umso mehr schwindet die Chance auf eine Realisierung.

Je schneller Sie handeln, umso höher auch die Realisierungsquote.

Das Alter spiel also bei Forderungen eine wesentliche Rolle.

Die vier Inkassophasen

• vorgerichtliches Inkasso
• gerichtliches Inkasso
• nachgerichtliches Inkasso
• Überwachungsverfahren

Vorgerichtliches Inkasso

Dienstleister versuchen als erstes die Forderung vorgerichtlich durchzusetzen. Zu diesem Verfahren gehören:

→ Versenden eines ersten Mahnschreibens per Email oder per Post

→ ggf. Telefoninkasso

→ letztes außergerichtliches Mahnschreiben

→ falls erforderlich Bonitätsprüfung oder Adressermittlung

Gerichtliches Inkasso

Zeigte das außergerichtlichen Verfahren keinen Erfolg, kann auf Wunsch das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden:

→ Beantragung eines Mahnbescheides beim zuständigen Mahngericht

→ Antrag auf Vollstreckungsbescheid

Nachgerichtliches Inkasso

Sobald ein vollstreckbarer Titel vorliegt, besteht die Möglichkeit für Vollstreckungs- und/oder Pfändungsmaßnahmen. Vorher wird ein letztes Mal versucht, mit dem Schuldner eine Zahlung zu vereinbaren.

Überwachungsverfahren

Hier werden erfolgslos vollstreckte Titel (titulierte Forderungen) aufgenommen. In regelmäßigen Abständen erfolgt eine Prüfung (finanzielle Lage des Schuldners, neue Adresse, etc.) Die Überwachungsmaßnahmen daraus können mindestens 30 Jahre vollzogen werden.

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